Planowałem dzisiaj powrócić do tematu SKOK-ów. Otrzymałem jednak odpowiedź z Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka, iż „…aplikacja Źródło na dzień dzisiejszy działa. Tak jak donoszą media u nas również występują problemy z funkcjonowaniem aplikacji”. Z pozostałych gmin powiatu rawskiego odpowiedzi jeszcze nie uzyskałem.
Toteż SKOK-i chwileczkę poczekają, a tymczasem pozwolę sobie przedstawić wybrane fragmenty obfitej korespondencji Prezesa Zarządu Głównego Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego RP Tomasza Brzózki do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Niewątpliwie uwagi rzucą trochę światła na okoliczności wdrażania aplikacji Źródło i jednocześnie realizacji projektu pl.id.
Zakreślenia w cytowanym tekście są mojego autorstwa i są to jedyne ingerencje w tekst, poza oczywiście wyborem cytatów. Mając świadomość, że mogłem coś pominąć, przeoczyć, co każdy z łatwością zrozumie o ile przejdzie do źródeł, podaję linki do cytowanych tekstów. W ten sposób każdy może sobie wyrobić swoje zdanie na powyższy temat. Szczególnie polecam załącznik nr 5 do ostatniego Pisma, w tym jego podsumowanie.
Fragmenty Pisma z 24 wrzesnia 2014 r.:
"Według przyjętego harmonogramu prac na projektem ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, od początku przyszłego roku kierownicy wszystkich urzędów stanu cywilnego zaczną pracować w nowym środowisku informatycznym i zasilać System Rejestrów Państwowych, dokonując wszystkich tych czynności w oparciu o nowe przepisy.
Za podstawowy problem uważamy pustą bazę komputerową, na jakiej przyjdzie nam pracować po 1 stycznia 2015 r., bez możliwości migracji zgromadzonych wcześniej danych. Bazę wszystkich polskich aktów stanu cywilnego oceniamy na ponad 100 mln aktów. Za początek rejestracji elektronicznej zdarzeń stanu cywilnego uważa się rok 1991. Końcem lat 90 podwójną rejestrację – papierową i elektroniczną - prowadziła już większość USC, zatem od tamtej pory na urzędowych serwerach gromadzone są wszystkie akty stanu cywilnego. Ponadto, wg ostrożnych szacunków urzędy stanu cywilnego wprowadziły do tej pory we własnym zakresie ok. 1/3 aktów archiwalnych, finansując ten proces w całości ze środków samorządowych. (…)
Zaznaczyć w tym miejscu należy, iż program „ŹRÓDŁO”, czyli system informatyczny przetwarzający najważniejsze dane o obywatelach Polski i cudzoziemcach, nie jest aplikacją wspierającą pracę urzędu stanu cywilnego. To formularze, które należy wypełnić zgodnie z opisem pól. To system, który nie pilnuje, nie wychwytuje błędów operatora, jest pozbawiony słowników (poza TERYT-em). System, który nie łączy logicznie danych, np. nie ma powiązania pomiędzy imieniem a płcią. (…)
Innym zagrożeniem jest opóźnienie rozpoczęcia szkoleń, co może spowodować, że czynnik ludzki będzie najsłabszym ogniwem projektu. Termin szkolenia z BUSC jest ciągle odsuwany. (…)
Według oceny osób uczestniczących w testach, oszacowanie czasu wyszkolenia pracowników jest niemożliwe ze względu na brak pełnej wersji działającej aplikacji. (...)
Zdajemy sobie sprawę z potrzeby zmian, jednak uważamy, że powinny one być dokonywane z większą rozwagą. Dlatego, w celu złagodzenia wymienionych wyżej skutków, proponujemy przesunięcie terminu wejścia w życie ustawy na dzień 1 grudnia 2015 r., a w braku takiej możliwości na 1 lipca 2015 r. Umożliwi to przygotowanie wszystkich pracowników USC do pracy zgodnie z nowym systemem, a przede wszystkim zapoznanie się z nową aplikacją, co w przypadku wejścia w życie ustawy za 3 miesiące jest wykluczone. Ponadto, jeśli docelowo nie jest możliwe zasilanie SRP za pomocą posiadanych przez nas aplikacji alternatywnych (wspierających), co stanowiłoby najlepsze rozwiązanie, rekomendujemy wprowadzenie okresu przejściowego polegającego na umożliwieniu korzystania z dotychczasowych aplikacji do czasu przygotowania USC do obsługi nowego systemu (w dużej mierze nie dysponujemy nawet nowymi komputerami, które miałyby go prowadzić), jak również pozostawienie dotychczasowych rozwiązań w zakresie pozyskiwania i przedkładania posiadanych przez interesantów odpisów do załatwienia spraw na ich wniosek". link do pełnego tekstu
Fragmenty Pisma z 7 stycznia 2015 r.:
"Zarząd Główny Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego RP przesyła uwagi i spostrzeżenia naszych członków dotyczące funkcjonalności aplikacji „Źródło”. Liczymy, że spowodują one naniesienie niezbędnych korekt, które mogłyby uczynić to narzędzie bardziej przyjaznym dla użytkowników. Podstawowym problem nowego systemu będzie pusta baza aktów stanu cywilnego i brak możliwości płynnej migracji dokumentów z aplikacji lokalnych do centralnego rejestru. Przyjęcie takiego założenia nie będzie realizowało jednego z celów programu pl.ID, który miał spowodować większą przyjazność obywatelom oraz skrócić czas załatwiania spraw w urzędzie. (…)
System Rejestrów Państwowych składa się m.in. z Rejestru PESEL, Bazy Usług Stanu Cywilnego (BUSC) oraz Rejestru Dowodów Osobistych. Rejestry PESEL i BUSC nie są jednak kompatybilne. W rejestrze PESEL kluczową daną jest nazwisko. W BUSC ta filozofia jest odwrócona – wszystkie formularze rozpoczynają się od imion. PESEL posługuje się jednym imieniem rodziców, zaś BUSC dwoma, co spowoduje niekompletność danych w aktach stanu cywilnego, przy wyszukiwaniu osoby w rejestrze PESEL i „pobraniu” tych danych do aktu stanu cywilnego.
Dokonana przez programistów zmiana układu formularzy (w stosunku do używanych dzisiaj w urzędach aplikacji) jest nielogiczna i może generować pomyłki przy wpisywaniu danych. (…)
Program w żadnym momencie nie sprawdza poprawności wpisywanych danych. W pola przeznaczone na dane ojca pozwala wpisać dane matki, nie sprawdza imion z płcią, nie porównuje np. daty urodzenia dziecka z datami urodzeń rodziców. Można nawet stworzyć akt małżeństwa z identycznymi danymi nupturientów. (…)
Dużą wadą nowej, centralnej aplikacji jest to, że nie przewiduje obiegu dokumentów, tym samym nie spełnia podstawowych wymogów instrukcji kancelaryjnej. Rejestry przyjętych oświadczeń, wydanych odpisów aktów stanu cywilnego urzędnicy będą musieli tworzyć ręcznie, bądź za pomocą odrębnych aplikacji. (…)
Wersja programu oddana do szkolenia pracowników jest zupełnie niedopracowana, działa wybiórczo i cząstkowo. Brakuje rzetelnej instrukcji obsługi aplikacji wyjaśniającej pojawiające się komunikaty i możliwości rozwiązania problemów, a przecież każdy produkt powinien takową zawierać. Przekazany nam (w jednym egzemplarzu na urząd) podręcznik szkoleniowy zawiera jedynie wybrane przypadki użycia modułu i bazuje na nieaktualnej od dawna wersji aplikacji. W tej chwili urzędnik nie ma pewności czy to jego błąd, czy aplikacja (i dlaczego) nie pozwoliła na realizację zamierzeń? Tylko jeden dzień trwały szkolenia liderów, którzy mają pomagać w nauce innym pracownikom (w praktyce sześciogodzinne, odliczając przerwy kawowe i obiadową). Odbyły się one, choć już z założenia wiadomo było, że nie wystarczy czasu aby przetrenować podstawowe zagadnienia. Jak nauczyć się w tak krótkim czasie rejestracji szczególnej, wymagającej zdecydowanie większej wiedzy? (…)
Podczas szkolenia trenerzy nie potrafili odpowiedzieć na wiele merytorycznych pytań, a także nie pokazali pełnej funkcjonalności programu (bo nie było czasu na wszystkie „działające” funkcje, bądź nie były jeszcze utworzone), jednak mimo to uczestnicy szkolenie zakończyli z licencją „lidera” i stali się odpowiedzialni za przygotowanie swoich współpracowników do pracy z aplikacją. (...)
W miarę zwiększania częstotliwości ćwiczeń w aplikacji, my praktycy dochodzimy do wniosku, że aplikacja jest przygotowywana przez zespół niedoświadczonych, nieposiadających podstawowej wiedzy z zakresu rejestracji stanu cywilnego pracowników COI (informatyków, projektantów usług, specjalistów ds. komunikacji i promocji).
Podstawowym zadaniem kierownika USC jest rejestracja typowych zdarzeń związanych ze stanem cywilnym obywateli i tu potrzebne jest największe wsparcie dla urzędników. Aplikacja bardziej przeszkadza niż wspiera, nie jest przejrzysta, z jednej strony jest nadmiernie rozbudowana, co niepotrzebnie utrudnia wykonywanie podstawowych czynności a z drugiej strony nie wykonuje wszystkich niezbędnych prac. Program jest niespójny, przede wszystkim w swoich założeniach, ale także w procesach i zadaniach. Jest mało intuicyjny i niekonsekwentny. (…)
Pierwotnie ustawa miała wejść w życie 1 stycznia 2015 r. Równolegle mieliśmy rozpocząć pracę w nowej aplikacji (z półrocznym okresem przejściowym). Dziś wiadomo, że termin ten jest przesunięty o dwa miesiące. Uważamy, że ten czas jest zbyt krótki na poprawienie aplikacji zwłaszcza, że podczas wielokrotnego testowania wychodzą kolejne uwagi wynikające z niedopracowania aplikacji.Naszym zdaniem powinna ona zostać napisana od nowa i uwzględniać faktyczne potrzeby użytkowników, a co najważniejsze – wymogi prawne.To przecież nasze narzędzie pracy.
Opisane błędy dotyczą jedynie BUSC, jednakże należy zauważyć, że podobne problemy (nie zamieszczone w tym piśmie, by nie zaciemniać obrazu całości), występują w RDO i rejestrze PESEL. Należy przy tym wspomnieć, że w wielu urzędach, jedna osoba obsługuje trzy rejestry programu ŹRÓDŁO. W takim przypadku błędy funkcjonalności, a co za tym idzie, frustrację operatora tym spowodowaną, należy pomnożyć przez „trzy”. Zachęcamy do wnikliwego przestudiowania komentarzy użytkowników programu na „Forum” w platformie szkoleniowej. Zamieszczone tam posty, dają pełny obraz procesu wdrażania programu i jego funkcjonowania na etapie szkoleniowym, a także w czasie zdawania tzw. „egzaminu zerowego”. (...)
Dotychczas w sposób umiarkowany ocenialiśmy postępy w testowanym oprogramowaniu. Wstrzymywaliśmy się od negatywnych komentarzy, skupiając się wyłącznie na konstruktywnych uwagach. Jednak coraz trudniej patrzeć z wyrozumiałością na towarzyszący nowelizacji chaos informatyczny, które może mieć wpływ na najważniejsze sprawy w państwie. Doceniamy szereg zmian dokonanych na etapie projektowania ustawy także na nasz wniosek, jednak uważamy, że najważniejsza strona reformy - strona informatyczna oraz szkoleniowa całego przedsięwzięcia jest jego najsłabszym punktem i powinny zostać podjęte radykalne decyzje w tym zakresie. Jeśli – jak usłyszeliśmy w Senacie, przeszkodą w przesunięciu wejścia w życie przepisów ustawy o więcej niż dwa miesiące są wygasające licencje na oprogramowanie, to nie jest to jakakolwiek przeszkoda, bo każdą licencję można przedłużyć. Nawet jeśli budżet państwa miałby ponieść dodatkowe wydatki w związku z niewejściem w życie przepisów i Systemu Rejestrów Państwowych w 2015 r. to należy, naszym zdaniem, przygotować się na takie konsekwencje, zamiast na siłę wdrażać system, który nie działa i zaklinać rzeczywistość wmawiając wszystkim, że jest dobrze". link do pełnego tekstu
Wybrane fragmenty Pisma z 12 lutego 2015 r.:
"Szanowny Panie Ministrze,
Zgodnie z zapowiedzią wyrażoną podczas spotkania połączonych zespołów Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego w dniu 4 lutego br., Zarząd Główny Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego RP przesyła szczegółowe uwagi i spostrzeżenia dotyczące funkcjonalności aplikacji ŹRÓDŁO, zgromadzone w czasie kilkutygodniowego testowania aplikacji. Mimo, iż do uruchomienia systemu pozostało niewiele czasu, liczymy że nasza interwencja spowoduje naniesienie niezbędnych korekt, które mogłyby uczynić to narzędzie bardziej przyjaznym dla użytkowników.
Jednocześnie pragniemy zwrócić uwagę, iż odpowiedź na nasze poprzednie uwagi (link do odpowiedzi MSW)
, podpisana przez Zastępcę Dyrektora Departamentu Rejestrów Państwowych MSW była bardzo ogólna, lakoniczna i niestety niepełna. (…)
Do dziś nie możemy się zgodzić z określeniem aplikacji ŹRÓDŁO jako intuicyjnej. Choćby to, że wyszukiwanie danych musi się najczęściej odbywać „na piechotę”, a na dodatek – co pokazujemy w załączonym opracowaniu – tych samych danych urzędnik musi szukać kilkukrotnie podczas sporządzania jednego aktu. Program korzysta z innych aktów nie zachowując informacji o nich, korzysta z nr PESEL i nie pobiera wszystkich potrzebnych informacji (dane rodziców, dane o numerze aktu urodzenia, czy małżeństwa). To tylko wycinek problemów.
Po przestudiowaniu odpowiedzi na nasze pismo mamy wrażenie, że przygotowująca je osoba miała do czynienia z inną wersją programu ŹRÓDŁO niż testujący ją urzędnicy, a program napisany został dla „...pracowników COI posiadających dogłębną wiedzę z zakresu digitalizacji dokumentów...” a nie dla kierowników USC. Odpowiedzią na poprzednie pismo nie jesteśmy usatysfakcjonowani także dlatego, że nie otrzymaliśmy odpowiedzi na zasadnicze i dręczące nas pytania. Liczymy, że tym razem potraktowane one zostaną poważniej i pozwolą nam odzyskać wiarę, iż Minister Spraw Wewnętrznych, który zleca kierownikom USC realizację swoich zadań jest zainteresowany tym aby ich praca była ergonomiczna, sprawna i skuteczna, a rejestry które prowadzą były bezbłędne. Tego byśmy oczekiwali.
Obszerność załączonego opracowania wynika z konieczności precyzyjnego opisania różnorodnych, problemowych sytuacji. W miarę możliwości do każdej staraliśmy się dołączyć zrzuty ekranu, tak aby błąd czy niedoskonałość były lepiej zrozumiane. Niestety, nie udało się całkiem wyeliminować powtórzeń, ponieważ niektóre funkcjonalności musieliśmy omówić przy różnych akcjach, aby pokazać właściwy kontekst. Gdyby sposób przedstawienia jakichkolwiek z opisanych problemów nie byłby czytelny jesteśmy gotowi go doprecyzować". (…) link do pełnego tekstu plus 5 załączników